Comment organiser une conférences : quelles sont les étapes à suivre pour organiser une conférence ?

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Les conférences peuvent avoir plusieurs buts. Elles sont généralement là pour réunir une foule de monde plus ou moins conséquente autour d’un thème commun. Celui-ci peut être économique, social, politique, et même scientifique. En effet, les chercheurs d’un domaine précis (sciences humaines et sociales, sciences, technologies, santé, etc.), ont tendance à se réunir pour présenter les avancées abouties dans leur filière respectives et informer le reste de la communauté des nouveautés et objectifs atteints.

Mieux comprendre le but d’une conférence

La conférence est avant tout un moyen de communication, mais reste beaucoup plus formelle que d’autres moyens. Si certaines ont pour vocation d’être aléatoires, certaines se répètent fréquemment. Elles ont pour but d’échanger des idées et de les véhiculer dans le cadre d’un thème bien particulier. Celui-ci peut-être politique, académique, philosophique, etc. Les intervenants lors d’une conférence sont soit autant des spécialistes que de simples citoyens venus écouter le sujet et en débattre.

Les étapes pour l’organisation d’une conférence, ce n’est pas dur !

Nous passons à présent aux étapes à suivre pour organiser une conférence. Il s’agit d’étapes relativement simples que vous pouvez exécuter sans problèmes. Les voici dans la liste à puces ci-dessous.

  • Premièrement, il faudrait commencer à songer à la conférence et à poser les pierres de base pour une bonne préparation. Il vous faudrait déjà songer à un nom et à une date, mais il serait également judicieux de nommer un comité qui sera là pour recueillir vos idées et vous donner les siennes afin de distinguer le bon du mauvais et produire un résultat plus optimal. N’hésitez pas à commencer tôt, mais également à noter vos objectifs dès le début pour pouvoir y arriver rapidement.
  • Il est désormais temps de passer à l’organisation de la conférence. Pour cela, il est déjà crucial d’établir votre budget alloué à cela, et à préparer les menus, le lieu où se tiendra la conférence, et insister pour faire une inspection afin de ne rien laisser au hasard et rectifier les petites erreurs qui se seraient peut-être glissées dans votre réalisation. N’oubliez pas également de vous décider sur le moyen que les participants auront pour acheter les tickets après l’établissement du budget.
  • Troisièmement : contenu de la conférence ! Pensez-y minutieusement afin de dresser le programme et y rajouter certains points éventuellement après sa finalisation. Le type de séance doit être en accord avec vos pensées et/ou la branche de travail/études que vous faites.
  • Il ne vous restera plus au final qu’à passer à la phase des publicités, en créant un site web dédié à la conférence, mais également (et pourquoi pas !) en créant un événement sur les réseaux sociaux. N’hésitez pas aussi à inviter les sommités que vous connaissez à y participer, après voir dressé la liste de tous les participants.

Une fois les menus fixés, n’oubliez pas de tenir compte des habitudes alimentaires et autres régimes des uns et des autres, tout comme il faudra sans doute prévoir des sièges avec tablettes afin que les participants puissent prendre des notes.