Qui contacter pour la destruction d’archives papier ?

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Dans une administration publique ou privée, les documents s’accumulent très rapidement. Pour éviter que ces informations soient reproduites ou diffusées illégalement, la loi française oblige les entreprises à détruire les archives après une certaine période. Vous désirez savoir qui contacter pour s’occuper de cette tâche ? Focus.

Contacter les Archives départementales pour demander l’autorisation de destruction

Pour détruire les archives de votre entreprise, vous devez suivre une procédure définie par le Code du Patrimoine. Il faut dans un premier temps sélectionner clairement les documents. Ensuite, contactez le service des Archives départementales pour obtenir l’autorisation de destruction.

Pour identifier les papiers qui doivent être détruits, vous devez consulter le « tableau de gestion ». Il s’agit d’un récapitulatif de la durée de conservation ou durée d’utilité administrative (DUA) et du sort final de chaque document de l’entreprise.

Les Archives départementales imposent la mise en place de ce tableau. Il permet de respecter les différentes durées de conservation légales des documents. Pour faciliter l’établissement de ce récapitulatif, l’institution départementale fournit des circulaires à l’administration productrice d’archives.

Si ces derniers ne sont pas disponibles, les agents vous accompagnent dans l’établissement de votre tableau de gestion. Après avoir choisi les archives à éliminer, l’administration productrice doit remplir le bordereau d’élimination.

Deux exemplaires originaux de ce document sont envoyés par boîte postale aux Archives départementales pour obtenir le visa du Directeur. Dès que ce dernier accorde son autorisation, l’administration productrice d’archives peut procéder à la destruction de ces documents confidentiels.

Il convient de préciser que vous devez conserver définitivement le bordereau de destruction signé par le Directeur des Archives départementales. Cette pièce permettra de vous dégager de toute responsabilité en cas de contentieux.

Contacter une société spécialisée dans la destruction d’archives papier

Une fois votre demande d’autorisation obtenue, vous êtes libre de procéder à la destruction physique de vos archives papiers. Les entreprises spécialisées dans ce processus peuvent vous aider à réaliser cette opération. Il existe plusieurs sociétés fournissant ce type de services.

Conformément aux prescriptions de la norme NF Z 40-350, ces entreprises détruisent vos archives papier par broyage, déchiquetage ou incinération. Ainsi, vous êtes assuré que la reconstitution des documents de votre société sera impossible.

Certaines structures de destruction d’archives vous proposent d’effectuer le travail directement en face de vos locaux avec un camion de broyage. D’autres transportent les documents vers un site spécialisé pour y réaliser l’opération.

Après le broyage ou le déchiquetage, les papiers peuvent être brûlés. Il est aussi possible de les recycler puis commercialiser comme matières première et secondaire auprès des industriels papetiers. Certains prestataires ne proposent que l’une de ces deux options.

Cependant, d’autres sociétés de destruction vous donnent la possibilité de choisir si les documents broyés sont incinérés ou recyclés.

Suite à l’élimination de vos archives, un certificat de destruction vous sera délivré par votre prestataire. De nombreuses informations relatives à l’opération figurent sur ce document. Par exemple, la date de destruction, le type de document traité, le type d’élimination, etc.

Ce certificat permet de tracer l’activité effectuée et de justifier que la destruction a effectivement été réalisée par une société spécialisée dans le domaine. Vous devrez présenter cette pièce aux Archives départementales.